- Cumplan lo que ofrezcan: cuando incumplen quedan mal ustedes pero también la comunidad a la que usted representa y la plaza. Por ejemplo, una persona o entidad de nacionalidad X organiza un evento Y en un determinado lugar, si falla, lo que el público va a decir es: los Xs son muy irresponsables o mentirosos, o, un evento Y en tal parte, eso es un fracaso. Porque por lo general el público no retiene el nombre de los organizadores, por lo que generalizan.
- Tarifas únicas: sea el medio que usen para vender: los organizadores, promotores, internet, en dólares o en pesos, etc. que los precios sean lo mismo desde el primer día hasta el final. Cuando se quiebran precios, los que pierden son los organizadores, porque pierden dinero, pero fundamentalmente credibilidad. Lo peor del tema es que todo se sabe y las empresas terminan por conocer cuánto pagaron los demás y se sienten estafadas cuando les cobran más que al otro. Igualmente, ya es muy popular que los empresarios saben que los organizadores, días antes del evento, bajan los precios hasta el fondo, con tal de conseguir cualesquier ingreso, lo que perjudica el futuro del evento y la credibilidad en el gremio.
- Garantizar público: las empresas no patrocinan por colaborar o deducción de impuestos; las empresas se vinculan porque les interesa desarrollar una labor comercial, una labor de difusión de marca, una labor de mercadeo, entonces, hagan todo su mejor esfuerzo para que asista público, con asistencia garantizan la inversión del patrocinador pero dejan puertas abiertas para eventos posteriores. Difundan, difundan y difundan. Esta debería ser la prioridad de los organizadores, porque por ejemplo, si falla la energía, faltan sillas, no llega un artista, etc. algo se podrá hacer, pero si no hay público, no hay nada qué hacer para solucionarlo el día del evento.
- Conformar equipos de trabajo. Organizar un evento, por simple que sea, tiene muchos frentes: organización, diseño, difusión, logístico, comercial, artístico. etc. Cuando hay un equipo, es más fácil llevar a feliz término un evento.
- Delegar. Nadie es omnipotente ni omnipresente, al conformar los equipos de trabajo se pueden prevean ausencias por enfermedad o calamidad, el evento debe salir adelante con o sin alguno(s) de los organizadores.
- Zapatero a sus zapatos. Tenemos que aprender que los artes y oficios tienen un conocimiento propio, hay que valorar el trabajo y el conocimiento de los demás: diseñadores, comerciales, técnicos de sistemas, seguridad, etc.
- Buena comunicación entre el equipo de trabajo, es fundamental que todo el equipo de trabajo conozca los detalles de lo que se va a realizar, de tal manera que nadie interfiera con el trabajo del otro o se generen dudas de lo que se está realizando. Anoten las decisiones del grupo y ejecútelas según lo acordado, cuando se cambian sobre la marcha y no se informan, es que se presentan las desavenencias entre los integrantes. La duda destruye.
- Diferencias entre el comité organizador que se queden al interior, que no trasciendan a los patrocinadores, asistentes, público y menos a los medios de comunicación. Como cualesquier grupo de personas: parejas, familias, empresas, comunidades religiosas...se pueden presentar diferencias, pero las mismas son privadas, son del grupo, déjelas en el grupo y no las ventilen para afuera, los terceros no aportan, dañan más la situación y finalmente afectan su credibilidad.
- Agradezca a todo el mundo. El éxito de un evento es la conjugación de mucho trabajo y dedicación de muchas personas, adicional a la inversión y confianza de los patrocinadores y a la asistencia del público. Agradezca, agradezca y vuelva a agradecer, sin ellos, no habría evento.
En conclusión:
Usted está cuidando su reputación personal, la de su organización y la de la comunidad a la que usted pertenece, porque así no la represente, los demás lo toman así, e igualmente, si tiene éxito en este evento, garantiza eventos futuros.
Autor:
Arpa Marketing.com
Gabriel Jaime Rodriguez N.
Presidente